Tout savoir sur la facture d’avoir en micro-entreprise

Lorsqu’on gère une micro-entreprise, la comptabilité peut parfois sembler complexe, surtout lorsqu’il s’agit de corriger une facture déjà émise. C’est là qu’intervient la facture d’avoir, un document comptable essentiel pour rectifier des erreurs ou offrir des remises commerciales. Voyons en détail ce qu’est une facture d’avoir, pourquoi elle est nécessaire et comment la créer correctement.

Pourquoi un auto-entrepreneur doit-il faire une facture d’avoir ?

La facture d’avoir permet aux auto-entrepreneurs de corriger une facture déjà émise sans enfreindre les règles comptables et fiscales du régime de la micro-entreprise.

L’avoir : une reconnaissance de dettes

Une facture d’avoir représente une reconnaissance de dette de l’auto-entrepreneur envers son client. Elle prouve que l’auto-entrepreneur doit un montant au client, que ce soit en raison d’une erreur, d’un retour de marchandises ou d’un geste commercial.

Interdiction de rectifier ou d’annuler une facture établie

La législation française interdit d’annuler ou de rectifier une facture déjà émise, quel que soit le statut de l’entreprise ou de la société. La seule manière de corriger une facture erronée ou de faire une remise est donc d’émettre une facture d’avoir.

Situations nécessitant une facture d’avoir

Les auto-entrepreneurs utilisent généralement la facture d’avoir pour :

• Rectifier une erreur ****: si une erreur s’est glissée dans une facture envoyée à un client, comme un montant incorrect ou une quantité erronée, la facture d’avoir permet de rectifier cette erreur légalement.
• Faire un geste commercial : une facture d’avoir peut être émise pour offrir une remise exceptionnelle ou un remboursement partiel afin de fidéliser le client.
• Régler un litige avec le client : en cas de litige, de retour de produits, de service non conforme ou de livraison tardive, vous pouvez utiliser la facture d’avoir pour annuler la vente et rembourser votre client.

Durée de validité

La durée de validité d’une facture d’avoir est de 5 ans. Autrement dit, si le client veut faire valoir cet avoir sur une prochaine commande ou prestation, il a 5 ans pour l’utiliser.

L’auto-entrepreneur, lui, doit conserver toutes ses factures d’avoir pendant 10 ans, car il est dans l’obligation de les fournir en cas de contrôle de l’URSSAF. C’est la même date de conservation pour toutes les preuves comptables (livre de recettes, facture, reçu, etc.).

Exemples de 3 factures d’avoir

Voici 3 exemples concrets où un entrepreneur doit réaliser une facture d’avoir.

Erreur sur une facture antérieure

Vous avez facturé 4 200 € pour la création d’un site internet. Vous l’avez envoyé au client et il vous fait remarquer que vous vous étiez mis d’accord sur 4 000 €. Pour corriger cette erreur et régulariser la situation comptable, vous émettez une facture d’avoir de 200 €, correspondant à la différence entre le montant initialement facturé et le montant réel dû par le client.

Cette facture d’avoir permet d’ajuster le montant facturé à la somme correcte de 4 000 €. Si le client a réglé la facture de 4200 € avant de se rendre compte de l’erreur, vous devez lui rembourser 200 €. Sinon, il devra simplement payer 4000 €.

Geste commercial

Pour remercier un client fidèle et compenser une livraison plus longue que prévu, vous décidez de faire un geste commercial en lui offrant une remise exceptionnelle de 100 €. Pour formaliser cette remise, vous émettez une facture d’avoir de 100 €. Cela permet de garder une trace comptable de la réduction accordée et d’avoir une gestion transparente des remises commerciales.

Litige avec un client

Un client a reçu un produit défectueux d’une valeur de 150 € et souhaite le retourner. Pour gérer ce litige, vous acceptez le retour du produit. Vous devez donc annuler la facture initiale. Vous émettez une facture d’avoir de 150 €, correspondant au montant du produit retourné. Cette facture d’avoir permet de compenser la facture initiale. Vous pouvez ensuite rembourser le client.

Que contient une facture d’avoir d’auto-entrepreneur ?

Une facture d’avoir doit comporter les mentions obligatoires communes à toutes les factures, mais également les mentions spécifiques aux notes de crédit.

Les mentions spécifiques de la facture d’avoir

Voici les informations obligatoires :

• La mention « Facture d’avoir » doit être clairement indiquée, suivie du numéro de l’avoir ;
• Le numéro de la facture initiale que l’avoir corrige doit être noté.

Les autres mentions obligatoires à ajouter

Vous devez ajouter les mentions obligatoires communes à toutes les factures. Voici les principales :

• Informations sur le vendeur ou le prestataire : Nom et prénom + EI (Entreprise Individuelle) le cas échéant Adresse du siège social, N° de Siren
• Informations sur l’acheteur ou le client : Nom ou dénomination sociale N° de Siren Adresse de livraison et de facturation
• Date d’émission et numéro de la facture d’avoir ;
• Le montant à déduire si l’avoir est une remise partielle ou le montant total de la facture initiale si l’avoir annule toute la facture.
• Modalités de paiement : remboursement, bon d’achat, remise sur la facture F33…

Quid de la TVA sur les factures d’avoir ?

Les auto-entrepreneurs non redevables de la TVA doivent indiquer la mention « tva non applicable art 293 b du cgi auto entrepreneur» sur la facture d’avoir comme ils l’ont fait sur la facture initiale.

Pour les auto-entrepreneurs redevables de la TVA, la facture d’avoir doit indiquer la TVA à déduire comme suit :

• Si l’avoir annule la totalité de la facture, la TVA indiquée sera la même que la TVA initialement facturée.
• Si l’avoir n’annule qu’une partie de la facture, la TVA à déduire sera calculée en fonction du montant de l’avoir.

Numérotation des avoirs

Comme pour les factures classiques, les factures d’avoir doivent être numérotées de manière continue. Vous pouvez choisir entre deux types de numérotation.

Numérotation commune avec les factures

Vous pouvez suivre la numérotation continue de vos factures. Par exemple, après la facture 005, la facture d’avoir peut être numérotée 006.

Numérotation séparée des factures

Vous pouvez aussi adopter une numérotation distincte. Par exemple, les factures d’avoir peuvent être numérotées A1, A2, A3… et vos factures classiques F1, F2, F3, etc.

Obligations comptables liées aux notes de crédit

Une fois la note de crédit émise, vous devez ajuster votre comptabilité pour respecter les obligations comptables. Rien de compliqué, il suffit de la noter sur le livre des recettes et de la prendre en compte dans la déclaration du chiffre d’affaires à l’URSSAF.

Enregistrement dans le livre des recettes

La facture d’avoir doit être enregistrée dans le livre des recettes comme une recette négative. Utilisez une ligne à part entière pour mettre toutes les informations nécessaires concernant l’avoir.

Prise en compte dans la déclaration du chiffre d’affaires

Lors de la déclaration de chiffre d’affaires à l’URSSAF, les montants des factures d’avoir doivent être déduits des recettes totales. Cela permet de payer les cotisations sociales en fonction des revenus réellement perçus.

• L’avoir est émis le même mois que le règlement de la facture

Si vous avez encaissé 2450 € de chiffres d’affaires au mois de mai, mais que vous avez émis deux factures d’avoir de 50 € et 100 € sur les factures encaissées, le montant du chiffre d’affaires à déclarer à l’URSSAF au mois de juin (pour le CA de mai) est de : 2450 € — 50 € — 100 € = 2300 € .

Vous ne paierez des cotisations que sur 2300 €, car c’est le montant que vous avez effectivement perçu au mois de mai.

C’est la même procédure que la facture d’avoir ait été faite avant le paiement de la facture ou que vous ayez dû rembourser le client, car dans les 2 cas, tout s’est fait sur le même mois comptable.

• L’avoir est fait dans les mois qui suivent le règlement de la facture initiale

Imaginons que vous ayez reçu le paiement d’une facture en janvier. Vous la déclarez et vous payez vos cotisations sur cette facture en février. Votre client se plaint du produit au mois de mars, car il est déjà cassé. Vous décidez de le rembourser. Vous créez votre facture d’avoir et vous le remboursez au mois de mars.

Dans ce cas, vous devez déduire la facture d’avoir sur votre CA de mars et déclarer ce montant réduit auprès de l’URSSAF en avril. C’est la procédure, même si l’avoir ne porte pas sur vos revenus de mars.

En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez garder une comptabilité rigoureuse et conforme, malgré votre régime simplifié (lien vers texte “Définition micro”). Que ce soit pour corriger des erreurs, offrir des remises ou régler des litiges, la facture d’avoir est donc indispensable. Pour faciliter la gestion de votre facturation, découvrez les solutions Jump.

FAQ

Comment déduire un avoir sur une facture ?

Pour déduire un avoir, vous devez suivre les mêmes règles que pour une facture classique, en y ajoutant la mention « Facture d’avoir » et en faisant référence à la facture initiale. Puis vous pouvez soit rembourser directement le client, soit appliquer l’avoir comme remise sur une future facture.

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir d’une micro-entreprise ?

Une facture d’avoir est un document émis par une micro-entreprise pour corriger une erreur de facturation ou pour effectuer un geste commercial. Elle annule en partie ou en totalité la facture initiale.