Qu’est-ce qu’une facture proforma ? Définition et modèle

Qu’est-ce qu’une facture proforma ? Définition et modèle

La facture proforma est souvent utilisée dans le commerce international et les transactions complexes, elle permet de clarifier les conditions avant la conclusion d’un contrat de vente. Mais qu’est-ce qu’une facture proforma exactement et comment l’utiliser efficacement ? Cet article vous explique tout en détail.

Définition de la facture proforma

Le terme « pro forma » provient du latin « pro forma », signifiant « pour la forme ». Cette facture, souvent appelée facture commerciale, est un document essentiel dans les échanges commerciaux.

La facture proforma en bref

La facture proforma est un document provisoire qui simule une facture finale. Elle est principalement utilisée pour informer le client des détails de la transaction avant que celle-ci ne soit définitivement conclue.

Elle permet d’expliciter tous les termes de la transaction : prix final, conditions de vente, délais de livraison et de paiements. Contrairement à une facture classique elle n’est pas en soi un document contractuel. Elle est purement informative.

Différence entre une facture classique et une facture proforma

Une facture classique est un document contractuel qui confirme la vente de biens ou services. Elle est émise et envoyée au client après la réalisation de la vente ou de la prestation pour déclencher le paiement. Elle a une valeur juridique et doit être enregistrée en comptabilité.

En revanche, la facture proforma est un document provisoire envoyé avant la transaction. Elle est purement informative elle permet de porter à la connaissance du partenaire éventuel les éléments du contrat projeté.

Différence entre une facture proforma et un devis

La facture pro-forma est utilisée pour donner des indications précises sur les marchandises, les délais de livraison et les prix d’une transaction. A contrario, le devis est une simple estimation de prix pour des biens ou services.

Tableau récapitulatif des différences entre une facture classique, une facture proforma et un devis

Utilité d’une facture proforma

La facture proforma est utile dans plusieurs contextes :

• Clarté des transactions : elle permet aux clients de connaître le coût total et les conditions de la transaction avant de s’engager. En clarifiant tous les termes de la transaction, elle évite toute incompréhension. Et elle offre une base claire pour la négociation entre le vendeur et l’acheteur. Les conditions de vente peuvent être ajustées avant de générer la facture définitive.
• Déclaration aux Douanes : la facture pro-forma est principalement utilisée pour les formalités douanières dans le commerce international. Elle sert à déclarer la valeur des produits dans le cadre d’exportation ou d’importation de marchandises et permet d’obtenir l’autorisation de douane.
• Demande de prêt : elle est parfois demandée par les banques pour justifier la demande d’un financement. Elle explicite le prix final, les taxes et les frais de livraison compris, du bien ou de la prestation qui sera financée par le prêt demandé.
• Sécurité des paiements : elle peut être envoyée pour demander un paiement anticipé. Elle sert à sécuriser le paiement avant la livraison dans le cas de nouveaux clients ou de transactions internationales,

Caractéristiques de la facture proforma

La facture proforma présente plusieurs caractéristiques spécifiques qui la distinguent des autres types de factures. Voici les principales :

• Document informatif : elle renseigne le client sur toutes les caractéristiques de la marchandise et les conditions de la vente.
• Aucune valeur contractuelle : contrairement à une facture classique, elle ne constitue pas une demande de paiement et ne lie pas contractuellement les parties.
• Absence de valeur comptable : la facture proforma n’est pas enregistrée dans la comptabilité de l’entreprise. Elle sert uniquement à donner une idée claire du coût des produits ou services proposés.
• Utilisation à des fins variées : elle peut être utilisée pour fournir des informations à un client potentiel, faciliter une demande de prêt auprès d’une banque ou encore servir de documentation pour les formalités douanières lors d’échanges internationaux.
• Mentions spécifiques : bien qu’elle n’ait pas de valeur légale, elle doit contenir certaines informations essentielles pour remplir son utilité telles que les détails des prestations ou marchandises, les quantités, les prix unitaires, les taxes applicables, et la mention explicite « facture proforma ».
• Numérotation : la numérotation n’est pas nécessaire, car la pro-forma n’est pas comptabilisée. C’est la facture définitive qui le sera.
• Flexibilité : ce document peut être ajusté en fonction des négociations entre les parties avant la conclusion définitive de la transaction.

Mentions obligatoires sur une facture proforma

Bien que la facture proforma n’ait pas de valeur légale et pas de mentions obligatoires, elle doit contenir certaines informations pour être utile et claire :

• Mention « facture pro-forma » ;
• Identification du fournisseur (nom, adresse, numéro de SIREN) ;
• Nom et adresse du client ;
• Date d’émission ;
• Détail des biens ou services (quantité, description, prix unitaire) ;
• Total hors taxes (HT) ;
• Montant de la TVA (le cas échéant) ;
• Conditions de paiement et de livraison ;
• Durée de validité de l’offre.

Lorsqu’il s’agit d’exportations, la pro-forma doit respecter une structure et certaines mentions obligatoires. Elles varient selon les pays et leurs réglementations spécifiques.

Les Incoterms, qui définissent les responsabilités des acheteurs et des vendeurs dans les échanges internationaux, doivent apparaître sur la pro-forma. Par exemple, en utilisant l’Incoterm DDP (Delivered Duty Paid), le vendeur signifie qu’il prend en charge l’ensemble du transport, des formalités, des droits et des taxes depuis son point de départ jusqu’au lieu de livraison désigné par l’acheteur.

Conversion d’une facture proforma en facture classique

Lorsque la transaction est confirmée, la facture proforma peut être convertie en facture classique. Pour ce faire, assurez-vous que toutes les mentions légales obligatoires des factures classiques (lien) sont bien présentes. Ensuite, il suffit de :

• Remplacer la mention « Facture proforma » par « Facture ».
• Mettre à jour la date d’émission.
• Ajouter un numéro de facture qui s’insère dans la séquence chronologique de vos factures définitives.
• Vérifier et ajuster les détails si des modifications ont été faites pendant les négociations.

Modèle de facture proforma

Voici un modèle simple de facture proforma que vous pouvez utiliser :

Facture proforma

Fournisseur : Nom de la société, Adresse, N° SIREN

Client : Nom du client, Adresse

Date : Date d’émission

Description

Produit/Service 1

Produit/Service 2

Total HT

TVA (20 %) ou « TVA non applicable art. 293B du CGI » le cas échéant

Total TTC

Conditions de paiement : À réception

Conditions de livraison : Sous 30 jours

Validité de l’offre : 30 jours

En conclusion, la facture proforma est un outil indispensable pour clarifier les conditions d’une transaction avant qu’elle ne soit définitivement conclue. En comprenant bien son utilité et les informations qu’elle doit contenir, vous pourrez l’utiliser efficacement dans vos échanges commerciaux. Pour plus de conseils et de ressources, n’hésitez pas à explorer les guides Jump.

FAQ

Quelle est la valeur juridique d’une facture proforma ?

La facture proforma n’a aucune valeur juridique. Elle sert uniquement à informer le client des conditions de vente avant l’émission de la facture finale.

Quelle est la différence entre une facture et une facture proforma ?

Une facture est un document officiel qui demande le paiement et a une valeur juridique. Une facture proforma est un document provisoire et informatif, sans valeur légale ou comptable.