Quels frais professionnels en portage salarial ?

Contrairement à la micro-entreprise, il est possible de déduire des frais professionnels pour optimiser son salaire en portage salarial : frais de démarchage, déplacement, abonnements divers, logiciels... Suivez le guide pour tout comprendre à leur fonctionnement👇

Les types de frais professionnels déductibles en portage salarial

En portage salarial, les frais liés à son activité professionnelle peuvent être remboursés. On peut distinguer deux types de frais professionnels : les frais professionnels directement refacturés aux clients et les frais professionnels non facturés au client.

Les frais en lien avec son activité professionnelle

Tous les frais ne peuvent pas être considérés comme des frais professionnels ! Ils doivent être en lien avec votre activité professionnelle. Il n’est donc pas possible de faire passer des dépenses personnelles en frais professionnels (exemple : votre abonnement à une salle de sport, même si vous considérez qu’il vous rend plus productif) et il n’est pas possible non plus de faire des dépenses d’un montant inconsidéré par rapport à votre chiffre d’affaires (exemple : inviter un client dans un restaurant 3 étoiles alors que celui-ci ne vous rapporte que 1 000 euros par an).

Les frais de mission (refacturables)

Parmi les frais professionnels, il y a les frais refacturables. Il s’agit des frais négociés directement entre le salarié porté et l’entreprise cliente.

Lors de la signature du contrat commercial (contrat qui lie le salarié porté à l’entreprise cliente), les deux parties se mettent d’accord sur un montant maximal de frais que le salarié peut se faire rembourser. Ce montant peut être égal à 0 € si l’entreprise ne souhaite pas prendre en charge de frais de missions.

Ces frais refacturables ne font l’objet d’aucune limite de montant, tant qu’ils sont acceptés par l'entreprise cliente.

Ces frais de mission sont directement validés (ou refusés) par l’entreprise cliente sur la base des justificatifs fournis par le salarié porté.

Les frais refacturables sont remboursés directement par le client lors du règlement des factures.

Exemple :

Mélissa est salariée en portage salarial. Dans son contrat commercial, elle a négocié des frais de mission avec son client.

Dans le cadre de sa mission, Mélissa a dû faire l’achat d’un logiciel qu’elle n’utilisera que pour cette mission. Cet achat lui a coûté 49 €.

À la fin du mois, Mélissa facture pour 2000 € de travail et soumet sa note de frais concernant le logiciel.

L’entreprise de portage salarial de Mélissa reçoit un virement de 2049 € de l’entreprise cliente qui lui seront reversés directement sur son salaire.

Les frais de fonctionnement (non refacturables)

Les frais de fonctionnement quand eux peuvent concerner une mission spécifique ou des frais généraux engagés dans le cadre de votre activité d’indépendant. Cette catégorie de frais inclut par exemple le loyer de votre bureau ou de votre coworking, vos frais de déplacement, vos frais de prospection, etc.

Dans le détail, ces frais doivent respecter un certain nombre de critères pour être acceptables :

• Ils doivent être strictement liés à l’activité professionnelle et doivent donc correspondre à une des catégories de frais définies par le BOSS (Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale). Sont acceptés par exemple les frais concernant les repas professionnels, les frais de déplacement dans le cadre de l’activité professionnelle ou encore le matériel informatique et les logiciels.
• Ils doivent faire l’objet d’un justificatif détaillé de la dépense.
• Ils doivent correspondre à un besoin réel lié à l’activité professionnelle.

Il existe cependant deux spécificités propres aux frais de fonctionnement.

La première, c’est que le total des frais de fonctionnement peut être limité par votre société de portage. Chez Jump, nous avons par exemple fait le choix de limiter le montant des frais de fonctionnement à 50% du salaire brut mensuel, et ce, pour protéger l'ensemble de nos salariés portés.

La deuxième, c’est que la société de portage peut choisir d’être plus restrictive que le BOSS sur les catégories de frais professionnels acceptés. Les entreprises de portage salarial mettent généralement en place des règles supplémentaires pour éviter les dérapages et garantir la conformité des frais avec les règles du BOSS.

Tout comme les frais de mission, vous pouvez déclarer vos frais de fonctionnement au fur et à mesure de vos dépenses. Ils vous seront remboursés en même temps que le versement de votre salaire.

Exemples de frais professionnels déductibles en portage salarial

De nombreux frais professionnels peuvent être remboursés en portage salarial. En voici quelques exemples.

Frais kilométriques

En portage salarial vos indemnités kilométriques peuvent passer en frais professionnels. Ils seront alors remboursés selon le barème mis en place par le gouvernement. Ces frais prennent en compte notamment la dépréciation du véhicule ainsi que les frais de réparation et d'entretien.

En revanche, les frais kilométriques ne sont pas cumulables avec l'abonnement de transport, parking, péage et essence.

Quid de la voiture de fonction ?

Les autres possibilités pour se faire rembourser ses frais professionnels liés à ses déplacements sont les suivants :

• La location de véhicule de courte durée uniquement (remboursée à 100%)
• Taxi (remboursé à 100%)
• Tout ce qui concerne les titres de transports ponctuels (ex : avion, train) et abonnement de transport.

Formation professionnelle

Les frais liés à la formation professionnelle peuvent également passer en frais professionnels et être remboursés à 100% . Il s’agit par exemple de :

• Documentation professionnelle en lien avec votre activité professionnelle uniquement (livres, revues..) ;
• Mooc (si pas éligible au CPF ou OPCO) ;
• Conférences et salons ;
• …

Achat ordinateur

Parmi les autres frais professionnels déductibles il y a tout ce qui concerne l’achat de matériel informatique en portage (y compris leur réparation) et autres frais digitaux. Exemples :

• Achat d’un ordinateur ;
• Achat d’une souris, clavier, câbles.. ;
• Achat de logiciels ;
• Hébergement de son site web ;
• …

Les autres frais professionnels

Beaucoup d’autres frais peuvent passer en frais professionnels (sans que cette liste ne soit exhaustive) :

• Taxe foncière et base locative
• Charges de copropriétés
• Assurance habitation
• Frais de télétravail (ex : abonnement internet)
• Frais de bouche (ex : repas personnel au restaurant, le midi)

TVA et frais professionnels en portage salarial

Les salariés portés paient la TVA lors de leurs achats professionnels.

Certaines sociétés de portage salarial proposent de rembourser cette TVA et de la recréditer directement au salarié porté. Mais cette pratique semble tomber dans une zone grise et peut être sujette à des difficultés en cas de problème avec l’objet ou le service acheté. Pour cette raison, nous avons décidé chez Jump de ne pas proposer cette option.

Un salaire plus avantageux avec la déduction des frais en portage salarial

Exemples de salaire

Partons du postulat que trois freelances ont une mutuelle de base, un tarif avec engagement à 99€, et un taux d'imposition personnalisé à 0%. Les trois facturent un CA HT mensuel de 10.000 €

Le freelance A ne déclare pas de frais. Il utilise l'intégralité de son CA HT de 10,000 € en salaire. Après déduction de l'abonnement Jump, de la provision de fin de contrat, de la CVAE/C3S et des charges sociales, le freelance A récupère un salaire net de 5,083 € pour un salaire brut de 6,478 €. Son salaire net constitue le montant de son virement sur son compte bancaire personnel. Le freelance A percoit donc une restitution nette de son CA HT de 51%.

Le freelance B déclare 1,600€ de frais professionnels. Le calcul du salaire du freelance B se fait donc sur une base de 8,400€ de CA HT. Après déduction de l'abonnement Jump, de la provision de fin de contrat, de la CVAE/C3S et des charges sociales, le freelance B récupère un salaire net de 4,295 € pour un salaire brut de 5,487 €. Au montant de son salaire net s'ajoute le remboursement de ses frais professionnels. Le freelance B perçoit donc un virement total de 5,895 € soit une restitution nette de son CA HT de 59%.

Simuler son salaire en portage salarial

Vous pouvez simuler très facilement votre salaire en portage en utilisant notre simulateur de salaire.

Et pour comprendre encore mieux tous les éléments qui rentrent en compte dans le calcul de votre salaire et l’impact des frais professionnels sur vos revenus, nous avons concocté un ebook spécialement sur le sujet.