Notes de frais en micro-entreprise : Est-ce possible ?

Dans le cadre de son activité professionnelle, l’auto-entrepreneur est amené à engager des frais professionnels.

Ces dépenses, engagées sur ses fonds personnels, ne peuvent être remboursées sur transmission d’une note de frais. En revanche, des alternatives légales existent pour palier cette impossibilité et permettent ainsi à l'auto-entrepreneur de déduire ses frais.

Le fonctionnement des notes de frais pour les auto-entrepreneurs

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Dans le cadre d’une activité professionnelle, il est possible d’effectuer certaines dépenses, et ce, directement sur vos propres fonds personnels.

Par exemple, lorsque vous prenez l’avion pour un déplacement ou que vous devez régler l’achat de matériel pour assurer votre activité, vous engagez des frais professionnels.

Ces frais professionnels doivent ensuite être recensés dans un document qui indique toutes les informations concernant ces dépenses engagées.

Vous devez donc impérativement fournir ce document appelé note de frais pour obtenir le remboursement des frais professionnels que vous avez engagés.

Étant donné que l’administration fiscale encadre la procédure de remboursement des frais professionnels, il est important d’établir rigoureusement la note de frais et d’y joindre tous les justificatifs permettant de prouver les dépenses engagées.

L’impossibilité d’établir des notes de frais en micro-entreprise

En principe, si vous êtes micro-entrepreneur, il n'est pas possible de déduire vos frais personnels de votre chiffre d’affaires, ce qui vous empêche d’établir des notes de frais en vue d’obtenir un remboursement pour ces dépenses.

Cette règle peut être assez gênante pour les auto-entrepreneurs qui font de nombreuses dépenses personnelles dans l’exercice de leurs activités.

En effet, dans le régime de la micro-entreprise, ces dépenses sont déjà comprises de manière forfaitaire dans le calcul des cotisations sociales. L’administration fiscale applique un taux d’abattement fiscal sur le montant du chiffre d’affaires encaissé du micro-entrepreneur, ce qui compense ses différents frais.

Idées d’alternatives aux notes de frais en micro-entreprise

Puisqu’il n’est pas possible d’établir de note de frais pour un micro-entrepreneur, certaines alternatives légales peuvent lui permettre d’obtenir un remboursement des frais professionnels qu’il a engagés.

Les frais de débours

Les frais de débours en auto-entreprise sont des frais engagés pour le compte d'un client. Celui-ci va recevoir une facture à son nom comprenant les dépenses qui ont été engagées pour lui. Cette facture est émise en plus de la facture sur les prestations réalisées.

Il s’agit donc d’une double facturation où seule la facture pour les prestations effectuées sera comptabilisée dans le chiffre d’affaires du micro-entrepreneur.

Cette solution légale permet donc un remboursement intégral de toutes les dépenses professionnelles réalisées pour un client.

La surfacturation

Dans le cas de la surfacturation, il n’y a qu’une seule facture émise par le micro-entrepreneur, celle qu’il adresse à son client lorsqu’il a réalisé l’ensemble de ses prestations.

Ainsi, le professionnel va reporter ses frais professionnels sur cette facture en plus du coût de la prestation. Toutefois, l’intégration de ces frais va inévitablement augmenter le montant de la facture, et par conséquent, le chiffre d’affaires du micro-entrepreneur.

Certes, cette surfacturation est légale, mais elle présente plusieurs inconvénients :

• Le micro-entrepreneur devra déclarer et payer des cotisations supplémentaires à l’Urssaf ;
• Le risque de dépassement des seuils applicables impliquant l’impossibilité de bénéficier du régime de la micro-entreprise ;
• La perte du bénéfice du régime de la franchise en base de TVA.

Le portage salarial

Si vous êtes auto-entrepreneur et que vous exercez votre activité sous le régime de la micro-entreprise, il vous est tout à fait possible de cumuler votre statut et votre régime juridique avec le portage salarial.

Le portage salarial est un mode de travail à mi-chemin entre le salarié et le travailleur indépendant faisant intervenir trois acteurs : vous, l’entreprise de portage salarial et l’entreprise cliente.

En pratique, vous préservez une grande liberté dans le choix de vos clients ainsi que vos horaires de travail tout en étant lié par un contrat en portage salarial (il s’agit d’un contrat de travail qui peut prendre la forme d’un CDD ou d’un CDI).

La société de portage salarial va à la fois pouvoir vous rémunérer au titre de ce contrat, tout en assurant le remboursement de certains frais professionnels que vous aurez engagés dans le cadre de votre activité (frais kilométriques, matériel informatique, frais de démarchage…).

Ainsi, vous pouvez à la fois profiter des avantages de la micro-entreprise et du statut de salarié porté.