Notes de frais & SASU : Mode d’emploi
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La SASU permet d’émettre des notes de frais. Cette possibilité représente un réel avantage fiscal, car cela permet de ne pas payer d’impôt sur des dépenses professionnelles. Cependant, toutes les dépenses professionnelles ne peuvent faire l’objet d’une note de frais.
Qu'est-ce qu'une note de frais en SASU ?
Définition
Une note de frais représente un document permettant d’attester qu’un professionnel a réalisé une dépense dans le cadre de son activité. Les notes de frais peuvent être émises par un salarié, par un entrepreneur individuel ou par un dirigeant d’entreprise.
Ces dernières permettent de considérer les dépenses professionnelles comme des charges pour l’entreprise. De ce fait, ces dépenses peuvent être déduites du résultat fiscal.
Bon à savoir
Les notes de frais ne sont pas admises dans toutes les formes d’entreprise. Par exemple, il n’est pas possible d’émettre des notes de frais en micro-entreprise.
Les avantages des notes de frais et conditions à respecter
Les dépenses figurant sur les notes de frais peuvent être déduites du résultat fiscal de l’entreprise. Cette action comptable permet de ne pas être imposé et payer des cotisations sociales sur des frais professionnels.
Le dirigeant de l’entreprise quant à lui n’a pas à supporter personnellement les frais occasionnés dans le cadre de son activité professionnelle. Les dépenses figurant sur les notes de frais lui seront remboursées sur les fonds propres de son entreprise.
Toutes les dépenses professionnelles ne sont pas éligibles pour devenir des notes de frais. En effet, les charges échappant à l’imposition en SASU doivent :
être en lien direct avec l’activité de l’entreprise et dans son intérêt ;
être justifiées, c’est-à-dire être accompagnées d’un justificatif présentant le montant et la nature exacte de la dépense ;
être intégrées dans l’exercice comptable au cours duquel elles ont été réalisées.
En outre, plusieurs dépenses ne peuvent être déductibles du résultat fiscal. Il s’agit notamment :
des dépenses considérées comme luxueuses (ex. : achat d’une voiture de sport au nom de l’entreprise) ;
les primes d’assurances (ex. : prime d’assurance d’une RC Pro) ;
l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés.
Quels frais sont déductibles en SASU ?
La SASU permet de déduire un certain nombre de dépenses professionnelles occasionnées dans le cadre de l’activité de la société. Voici lesquelles…
Les frais de bouche
Les frais de repas sont déductibles lorsqu’ils :
- représentent des dépenses nécessaires pour l’entreprise (ex. : déplacement chez un client, repas d’affaires…) ;
- sont justifiés par l’éloignement du domicile de l’entrepreneur ;
- sont accompagnés d’un justificatif (ex. : facture, ticket de caisse du restaurant…).
Les déplacements
Différents frais de déplacement peuvent faire l’objet d’une note de frais :
- les déplacements professionnels et les frais associés (ex. : hébergement) ;
- les frais de véhicules acquis par l’entreprise ;
- les frais d’avion ;
- les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail lorsque la distance est inférieure ou égale à 40 km.
Les dépenses courantes
Les dépenses courantes et nécessaires au fonctionnement de l’entreprise sont également déductibles du résultat fiscal. Il s’agit notamment :
- des fournitures de bureau ;
- des frais de téléphone ;
- des frais postaux ;
- de l’achat de matières premières ;
- de l’achat de produits destinés à la revente ;
- des frais de publicité
- etc.
Les autres types de frais
D’autres frais plus spécifiques sont admis comme des charges déductibles par le service des impôts :
- les frais d’actes et de contentieux ;
- les cotisations versées à des ordres ou à des syndicats professionnels ;
- les frais de formation professionnelle.
Comment bien réaliser une note de frais en SASU ?
Les informations à faire figurer
Il n’y a pas de formalisme imposé pour rédiger une note de frais. Cependant, certaines mentions sont vivement conseillées en cas de contrôle fiscal :
la date de la dépense ;
le lieu de la dépense ;
la nature de la dépense (ex. : frais de repas) ;
le montant exact HT ou TTC de la dépense.
Documents justificatifs requis
La seule note de frais ne suffit pas pour déduire en toute légalité cette dépense du résultat imposable. En effet, le président de la SASU devra également apporter un justificatif.
Ce justificatif peut être une facture, un ticket de caisse ou un reçu. Ce document devra mentionner le montant HT, le montant TTC ainsi que le taux et le montant de la TVA.
Audrey Roy est diplômée d'un master II en droit de l'entreprise.
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