Tout comprendre au registre des achats en auto-entreprise
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Le registre des achats permet aux auto-entrepreneurs d’avoir une visibilité globale sur l’ensemble des achats effectués au cours d’une année d’activité.
Bien que la tenue de ce livre comptable soit obligatoire pour la plupart des auto-entrepreneurs, certains sont dispensés de cette obligation comptable en raison de leurs activités (cas des prestataires de service libéraux, commerciaux, artisanaux).
En quoi consiste le registre des achats pour les auto-entrepreneurs ?
Une vue sur les dépenses professionnelles
Le registre des achats est un livre comptable qui permet à un auto-entrepreneur de répertorier chronologiquement l’ensemble des achats qu’il a effectués au cours d’une année dans le cadre de son activité.
Ce livre permet aux auto-entrepreneurs de tenir une comptabilité précise des décaissements de l'année et de justifier leurs dépenses en cas de contrôle de l'administration fiscale.
Est-ce obligatoire et qui doit le tenir ?
L’obligation de tenir un registre des achats pour un auto-entrepreneur dépend directement de son type d’activité.
Le registre des achats est obligatoire pour les auto-entrepreneurs qui exercent les activités suivantes :
L’activité de vente de marchandises, objets, fournitures, denrée à emporter ou à consommer sur place ;
L’activité de fourniture de logements.
Par opposition, si vous exercez une activité de prestation de services artisanale, commerciale ou libérale (exemples : photographe, restaurateur, développeur web, etc) votre auto-entreprise n’est pas soumise à la tenue d’un registre des achats.
Les avantages du registre des achats en micro-entreprise
Comment mettre en place un registre des achats pour micro-entrepreneurs ?
Les types de format autorisés
Plusieurs possibilités sont envisageables pour mettre en place un registre des achats :
Le registre des achats au format papier : il est possible de vous en procurer dans des magasins spécialisés ou sur le site officiel du gouvernement. En revanche, la rigueur est de mise puisque vous n’avez pas le droit à l’erreur. Aucune rature n’est autorisée ;
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne : vous pouvez ainsi centraliser tous vos documents comptables et générer un registre des achats conforme. Cette solution est simple et tout à fait sécurisée ;
Le registre des achats sous format Excel : bien qu’il soit tout à fait possible d’opter pour ce type de tableur, cette option n’est pas conseillée dans la mesure où il est difficile de prouver l’exactitude des informations répertoriées.
Bon à savoir :
il est beaucoup plus simple de tenir un registre des achats grâce à des applications de comptabilité tout-en-un : vos paiements sont automatiquement enregistrés et catégorisés grâce à la synchronisation avec votre compte bancaire.
Les mentions à indiquer
Pour structurer votre registre des achats dans les règles, vous devez vous conformer à trois règles importantes :
Les achats doivent être répertoriés par ordre chronologique ;
Le livre comptable doit contenir l’ensemble des mentions obligatoires ;
Votre registre ne doit pas être modifié une fois que vous avez inscrit les informations concernant vos achats.
Le registre des achats doit contenir les mentions obligatoires suivantes :
La date du règlement ;
La référence du justificatif de paiement (le numéro de facture par exemple) ;
Le nom ou la dénomination du fournisseur ;
La nature de l’achat ;
Le montant de la dépense en TTC si la TVA est appliquée ;
Le moyen de paiement (espèce, chèque ou carte bancaire).
Attention :
vous devez conserver le registre des achats pendant dix ans, et ce, pour chaque année concernée selon l’article L.123-22 du Code de commerce.
FAQ
Quelles sont les sanctions en cas de non-tenue d’un registre des achats en micro-entreprise ?
Il n’y a pas de sanctions spécifiques en cas de non-tenue d’un registre des achats en micro-entreprise. En revanche, si de fausses informations figurent sur le livre comptable, l’auto-entrepreneur risque jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.
Quelles sont les autres obligations comptables des auto-entrepreneurs ?
Les auto-entrepreneurs ont plusieurs obligations comptables à respecter :
Prévoir un livre de recette pour son auto-entreprise : ce livre comptable répertorie chronologiquement l’ensemble des recettes encaissées cours d’une année ;
Émettre des factures conformes à vos clients ;
Ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle (au-delà d’un certain chiffre d’affaires) ;
Déclarer le chiffre d’affaires de son auto-entreprise mensuellement ou trimestriellement.
Juriste et Rédactrice web spécialisée sur les sujets du droit social, et de l'entrepreunariat.
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